TRABALHO

23/02/2013
Gerenciando tarefas

Quantas tarefas você realiza por dia? Se tomarmos as ultimas 24 horas como exemplo, quantas coisas você fez? Diariamente, nos engajamos em atividades quase sem parar, desde coisas pequenas como fazer a barba ou retornar uma ligação até outras mais complexas como preparar um relatório.

Muitas vezes, chegamos ao final do dia apreensivos por não termos sido capazes de dar conta de tudo que precisávamos. É possível que algo inesperado tenha ocorrido e atrapalhado seus planos. Porém, se isso passa a ser mais regra do que exceção, talvez devêssemos rever as suas estratégias de gerenciamento de tarefas.

Um pouco de planejamento pode fazer muita diferença na forma como usamos o tempo. Para um planejamento semanal, vamos começar com três folhas de papel. Na primeira folha, rascunhe uma lista de tudo o que você precisa fazer. Não se esqueça das pequenas tarefas rotineiras, como preparar refeições ou deixar o filho na escola. Olhe novamente para sua lista e anote ao lado de cada item de quanto tempo você vai precisar para realizá-lo. Terminada a lista, não se desespere!

Passemos à organização. Divida a segunda folha em quatro partes. Na parte um, coloque as tarefas importantes e urgentes, na segunda parte as importantes e não urgentes, na terceira as não importantes porém urgentes e, por ultimo, as não importantes e não urgentes. Antes de pensar que todas são importantes e urgentes, lembre-se que esse é o caminho para ficar sobrecarregado e terminar o dia sem ter feito nada. Os itens importantes e urgentes serão sua prioridade.

O ideal é que, aos poucos, existam cada vez menos itens nessa parte, pois isso geralmente é consequência de ter tarefas relevantes deixadas para a última hora. A categoria dois permite planejar com antecedência e dedicar mais tempo para itens relevantes. Aqui estão também aquelas atividades para as quais gostaríamos de ter mais tempo. Agora olhe para a lista de itens urgentes e menos importantes. É possível que muitos deles tenham a ver com demandas de outras pessoas e não planejadas. Quer um exemplo? Quando o celular toca, um pedido urgente chega por email ou ocorre algum imprevisto. Quanto do seu tempo é gasto com isso?

Finalmente, na parte da folha onde se lê tarefas não importantes e não urgentes, estão as atividades que efetivamente nos mantém ocupados na maior parte do dia: organizar os papéis sobre a mesa, andar de um lado para o outro, procurar um documento nas inúmeras pastas do computador, piadas por email, redes sociais etc.

Agora pegue a folha três e faça sete colunas, referentes aos dias da semana, e divida as tarefas de acordo com o tempo estimado de execução e o grau de prioridade. Não se iluda, provavelmente tudo o que você precisa fazer não cabe na sua semana. Entretanto, sabendo disso antecipadamente você poderá escolher deliberadamente o que priorizar.

Por último, observe quais as dificuldades que você vai encontrar essa semana para seguir esse planejamento. Isso lhe trará boas dicas sobre as armadilhas que boicotam a sua organização.

Aline Sardinha: Psicóloga clínica e Coach (CRP/05:34.146)








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